บทบาทของเทคโนโลนีที่มีต่อการจัดการทางการเงิน

       ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ
2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผน
การตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน
3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสิรมความสำเร็จของกลยุทธ์
4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานกราณ์

ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลจทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน

ส่วนที่นำเข้าไปในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่
1. แผนเชิงกลยุทธ์และนโยบายของบริษัท ในแผนกลยุทธ์จะประกอบด้วย วัตถุประสงค์ด้านการเงินของบริษัท เช่น เป้าหมายของผลกำไรที่ต้องการ, อัตราส่วนของหนี้สินและเงินกู้, ค่าคาดหวังของผลตอบแทนที่ต้องการ เป็นต้น
2. ระบบประมวลผลรายการ สารสนเทศด้านการเงินที่สำคัญจะมาจากโปรแกรมการประมวลผลรายการต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรมควบคุมสินค้าคงคลัง, โปรแกรมสั่งซื้อสินค้า, โปรแกรมบัญชีรายรับ-รายจ่าย, และโปรแกรมใบสั่งซื้อ ทั่วไป โดยข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมเหล่านี้ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนรวม, เงินลงทุนในคลังสินค้า, ยอดขายรวม, ปริมาณเงินที่จ่ายให้กับแหล่งผลิตสินค้า, ปริมาณหนี้รวมของลูกค้าที่มีต่อบริษัทและรายละเอียดข้อมูลบัญชีต่าง ๆ โดยข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปสร้างเป็น รายงานด้านการเงิน เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป
3. แหล่งข้อมูลภายนอก ได้แก่ สารสนเทศเกี่ยวกับคู่แข่งขัน อาจได้มาจากรายงานประจำปีของบริษัทคู่แข่ง, หนังสือพิมพ์, สื่อต่าง ๆ เช่นเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงสารสนเทศเกี่ยวกับสภาพเศรษฐกิจของประเทศหรือของโลก เช่น สภาวะเงินเฟ้อ, อัตราภาษี เหล่านี้เป็นต้น

          ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ขึ้นอยู่กับองค์กรและความต้องการขององค์กรนั้น โดยอาจประกอบด้วยระบบภายในและระบบภายนอกที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลทางธุรกิจของบริษัท เช่น ระบบการจัดหา, การใช้, และการควบคุมเงินสด, ระบบเงินทุนและแหล่งการเงินอื่น ๆ และอาจจะประกอบด้วย ระบบย่อยในการหากำไร/ขาดทุน, ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและระบบการตรวจสอบ โดยระบบต่าง ๆ เหล่านี้จะทำงานประสานกับระบบประมวลผลรายการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ผู้จัดการด้านการเงินสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ รายงานด้านการเงินต่าง ๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน, รายงานระบบค่าใช้จ่าย, รายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกและรายงานการใช้และการจัดการเงินทุน เป็นต้น

 

 
การจัดการเงินสด (Cash Management)

ระบบการจัดการด้านเงินสด รวบรวมสารสนเทศจากใบเสร็จรับเงินและการจ่ายเงินเวลาตามจริง
(Realtime)หรือเป็นระยะเวลาสม่ำเสมอ ข้อมูลเหล่านั้นทำให้ธุรกิจสามารถนำเข้าหรือขยายเงินทุน
ได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น การเพิ่มรายได้เกิดขึ้นจากเงินทุนที่นำเข้าหรือใช้ในการลงทุน ระบบนี้ยังช่วย
คาดการณ์เรื่องการรับเงินสดหรือเงินที่ต้องจ่ายในอนาคตหรือ การคาดการณ์การไหลเวียนด้านการเงิน
(Cash Flow Forecasts) เพื่อตรวจตราการขาดดุลเงินสดหรือการมีรายรับมากกว่ารายจ่าย
สามารถใช้เพื่อหาข้อสรุปในเรื่องโปรแกรมการสะสมเงินสดให้ดีที่สุดและหาทาง เลือกด้านการ
จัดการการเงินหรือกลยุทธ์ในการลงทุน ซึ่งเกี่ยวข้องกับการขาดดุลเงินสดหรือการมีรายรับมากกว่า
รายจ่ายในอนาคต



  
 การจัดการการลงทุนออนไลน์ (Online Investment Management)

หลายธุรกิจลงทุนเพื่อเพิ่มเงินสดระยะสั้นในตลาดที่ความเสี่ยงสูง เช่น พันธบัตรของรัฐบาล การลงทุนในบริษัทที่มีความเสี่ยงสูงแต่ให้ผลตอบแทนสูงด้วย หรือในทางเลือกอื่นที่จะทำให้ได้รับผลตอบแทนสูงเช่นกัน ซึ่งในการลงทุนเพื่อได้รับเป็นเงินตอบแทนที่ปลอดภัย สามารถจัดการได้ด้วยความช่วยเหลือจากโปรแกรมสำเร็จรูปที่จัดการด้านนี้ ซึ่งข้อมูลเกี่ยวกับการลงทุนและความปลอดภัยทางการค้าสามารถหาได้จากแหล่งออ นไลน์บนอินเทอร์เน็ตและเครือข่ายอื่นๆ

    งบประมาณเงินลงทุน (Capital Budgeting )
ในกระบวนการเรื่องงบประมาณเงินลงทุน เกี่ยวข้องกับการประเมินความเป็นไปได้ในการทำผลกำไรและผลกระทบจากการใช้จ่าย เงินทุนที่ได้วางแผนไว้ ค่าใช้จ่ายระยะยาวสำหรับเครื่องจักรกลขนาดใหญ่และเครื่องมือต่างๆสามารถ วิเคราะห์โดยการใช้เทคนิคมากมาย ระบบงานนี้ทำให้เกิดการใช้รูปแบบตารางทำการ(Spreadsheet) ซึ่งวิเคราะห์มูลค่าในปัจจุบันของการไหลเวียนเงินสด และวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการเสี่ยงในเรื่องการให้ผลดีที่สุดของเงินทุน โครงการสำหรับธุรกิจ

    การคาดการณ์และการวางแผนด้านการเงิน (Financial Forecasting and Planning)
การวิเคราะห์ด้านการเงินโดยปกติแล้ว จะใช้ตารางทำการและซอฟต์แวร์การวางแผนด้านการเงิน (Financial Planning Software) เพื่อประเมินสภาพปัจจุบันและผลการทำงานด้านการเงินของโครงการของธุรกิจ ช่วยในการหาข้อสรุปทางด้านความต้องการด้านการเงินของธุรกิจและวิเคราะห์วิธี การอื่นๆ ทางด้านการเงินอีกด้วย การวิเคราะห์การคาดการณ์ด้านการเงินที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ทางด้าน เศรษฐกิจ การดำเนินงานของธุรกิจ ประเภทของการเงินที่ได้รับ อัตราดอกเบี้ย ตลาดหุ้น และราคาพันธบัตร ช่วยพัฒนาการวางแผนและจัดการแบบจำลองทางด้านการเงินสำหรับธุรกิจ เช่น Electronic Spreadsheet Package, DSS และ Web-based Groupware

กระบวนการป้องกันการล่มของระบบ (Fault Tolerant Processing)

สายการบิน ธนาคาร บริษัทโทรศัพท์และหลายๆ หน่วยงาน ต้องพึ่งพาระบบป้องกันการล่มของระบบ ( Fault Tolerant Systems) เพื่อป้องกันความล้มเหลวในการใช้ระบบงานการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงแบบอ อนไลน์ เช่น ระบบการจองตั๋วของสายการบิน ระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารและระบบงานทางด้านพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ ใช้กระบวนการป้องกันการล่มของระบบ มีประสิทธิภาพในการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงแบบไม่มีหยุด (Nonstop Realtime Transaction Processing) ซึ่งทำให้การทำงานสามารถทำต่อได้แม้ว่าจะมีส่วนใดส่วนหนึ่งของแฟ้มข้อมูลจะ ใช้งานไม่ได้ก็ตาม (System Fail)
Fault Tolerant Processing อาจใช้การออกแบบ Multiprocessor โดยใช้ CPU สองตัว หรือใช้การออกแบบแบบ Parallel Processor ของหลาย Microprocessors เพื่อสร้าง Back up Failover ที่มีประสิทธิภาพ อาจมีหน่วยความจำ ดิสก์ไดร์ฟ และอุปกรณ์อื่นๆ เหมือนกับเป็นการทำซ้ำของซอฟต์แวร์ นอกจากนี้หลายๆ บริษัทยังจัดการเครือข่ายที่มีความสัมพันธ์กับอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต ในรูปแบบ Web Farms หรือ Server Farms ทำให้แหล่งประมวลผลของบริษัทขนาดใหญ่สามารถทำงานแบบบูรณาการ อันทำให้เกิดประสิทธิภาพของแต่ละแม่ข่ายที่สามารถทำการสำรองได้โดยแม่ข่าย อีกตัวหนึ่งในเครือข่าย

การบำรุงรักษาฐานข้อมูล (Database Maintenance)
การบำรุงรักษาฐานข้อมูลเป็นงานที่สำคัญของระบบการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง ฐานข้อมูลต้องมีบำรุงรักษาเพื่อที่จะได้ข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ ดังนั้นจึงต้องปรับปรุงฐานข้อมูลขององค์กรให้เป็นปัจจุบัน ให้ทันกับความเปลี่ยนแปลงอันเป็นผลมาจากการทำรายการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน เช่น การขายแบบให้เครดิตแก่ลูกค้าอาจทำให้เกิดยอดหนี้ของลูกค้าสูงขึ้นและจำนวน ของสินค้าคงคลังที่มีอยู่ในมือลดลง ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ จะต้องปรากฏในข้อมูลของแต่ละระเบียนที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลของบริษัท
ดังนั้น งานที่สำคัญอย่างหนึ่งของระบบการประมวลผลทางรายการเปลี่ยนแปลง คือ การปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยและบันทึกความเปลี่ยนแปลงในฐานข้อมูลของบริษัท ฐานข้อมูลเป็นแหล่งข้อมูลเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในระบบสารสนเทศการจัดการ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร และอื่นๆ